وظائف مدير مكتب بشركة Green Oases

مدير مكتب وسكرتير

مطلوب مدير مكتب وسكرتارية (ذكر) بفرع الشركة بالقاهرة
1- المهام المتعلقة بالعمل المكتبي والاداري:
· إدارة الأعمال اليومية في المكتب واستقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسئول وفرزها
· توجيه المعاملات لجهات الاختصاص و عرض المعاملات على المسئول
· صياغة الخطابات الموجهة من المسئول لباقي الإدارات و إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية
· القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة والاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة
· المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها
· تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب و الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد
· الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب
· البحث عن الفرص والطرق التي تساعد على التطوير المستمر والنماء والتي ترفع أداء المكتب والهيئة ككل
2- المهام المتعلقة بالمسئول
· تنظيم مواعيد المسئول وتنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية
· الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة وتنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول
· تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول والمشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة
· القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول وتحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها
· إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول وإعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب
· ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات وتجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول
· تمثيل المسئول أمام الآخرين والمشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه
· كتابة التقارير السرية عن منسوبي الإدارة من جميع المستويات
3- المهام المتعلقة بالمرؤوسين
· تنظيم توظيف ومقابلة وتدريب وتطوير موظفي المكتب
· توزيع العمل على موظفي المكتب والأقسام التابعة له ومتابعة التنفيذ
· مراقبة إنتاجية موظفي المكتب وتقييم أداءهم وترشيح موظفي المكتب للدورات التدريبية
· حل مشكلات موظفي المكتب وإيصال صوت موظفي المكتب والهيئة للمسئول لمعرفة مشاكلهم وحلها
المهام المتعلقة بالزوار والمراجعين
· الإجابة على تساؤلات المراجعين المتصلين هاتفيا وحل مشاكلهم سواء كانوا من داخل الهيئة أو خارجها
· تحديد المواعيد لمقابلة المسئول واستقبال الزوار الحاصلين على مواعيد مسبقة وترتيب دخولهم إلى المسئول بانتظام
· تحديد المواعيد للزوار لم ليس لديهم مواعيد مسبقة و استقبال ومرافقة الضيوف الرسميين من داخل وخارج الهيئة
· حل مشاكل المراجعين والزوار وإحالتهم إلى جهات الاختصاص